Kann oder soll eine Tätigkeit nicht durch die Kita oder deren Träger selbst vorgenommen werden, wird regelmäßig ein Dienstleister beauftragt.
Warum ist das für den Datenschutz wichtig?
Wenn der Dienstleister hierbei personenbezogene Daten verarbeitet oder zumindest mit diesen in Berührung kommt, muss zwischen Träger (Auftraggeber) und Dienstleister (Auftragsverarbeiter) ein spezieller Vertrag abgeschlossen werden. Dies ergibt sich aus § 29 KDG.
Welche Fälle betrifft dies?
Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung ist z. B. notwendig, wenn externe Dienstleister
- die EDV in der Kita betreuen, die Computer oder andere Geräte zur Verfügung stellen und diese auch warten,
- die eingesetzten Programme warten und bei Problemen helfen,
- für den Betrieb der Webseite die Hardware bereitstellen,
- Dokumente und Unterlagen für die Kita archivieren oder vernichten.
Diese Dienstleistungen werden im Gesetz als Auftragsverarbeitung bezeichnet. Mit dem Dienstleister muss dann ein entsprechender Vertrag geschlossen werden. Diesen Vertrag nennt man Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV). Auf Englisch werden diese Verträge als Data Processing Agreement, kurz DPA, bezeichnet.
In diesem Vertrag dokumentiert der Dienstleister, welche Maßnahmen er getroffen hat, um sicherzustellen, dass keine Unbefugten auf die Daten zugreifen können.
Der Vertrag muss zwischen Träger und Dienstleister geschlossen werden. Sie sollten also in jedem Fall Rücksprache mit dem Träger halten.
Wenn Sie einen solchen Vertrag abschließen müssen, können Sie dazu unser Muster nutzen.
Dokument: Muster-Vertrag zur Auftragsverarbeitung
Häufig bietet der Dienstleister der Kita bzw. dem Träger eigene Vertragstexte zur Auftragsverarbeitung an. Sie können uns diese Verträge zur Prüfung übermitteln.
Oft beziehen sich die Verträge von Dienstleistern auf die DSGVO. Dann benötigen Sie noch eine ergänzende Vereinbarung, die sicherstellt, dass der Dienstleister das kirchliche Datenschutzrecht beachtet.
Dokument: Muster-Ergänzungsvereinbarung zum DSGVO-Vertrag
Was ist zu tun?
Gemeinsam prüfen wir, mit welchen Dienstleistern Datenschutzverträge abzuschließen sind. Wir unterstützen Sie bei der inhaltlichen Prüfung der Verträge und der Abstimmung mit dem Dienstleister.
Sollen neue Dienstleister für die Kita tätig werden, informieren Sie uns bitte rechtzeitig. Auch der Träger sollte hierüber informiert werden.